Les basiques de l’organisation

Les basiques de l’organisation

Qu’est ce qui fait la différence entre les gens qui réussissent et accomplissent beaucoup de choses et les autres ? C’est sans conteste l’organisation. Etre organisée est primordial, je donne ci-dessous quelques principes de bases, tu peux les appliquer un à la fois et à ton rythme. Lorsque tu as appliqué une des clefs, reviens sur ce post pour en choisir une autre à mettre en place. Ces clefs je les applique dans ma vie personnelle et professionnelle, elles m’aident à avancer doucement mais sûrement.

Avoir un objectif

avoir-objectifLa première chose à faire est de définir un objectif, ceci déterminera la direction à prendre. Tu peux le décliner en plusieurs sous-objectif. Plus ton objectif est précis, mieux c’est. Prendre du papier et un stylo est écrire l’objectif principal et comment il se décline. Cette étape est très importante car çà permet de vider ta tête, ce processus va désencombrer ton cerveau et le laisser faire ce qu’il sait faire de mieux, à savoir être créatif et trouver de nouvelles idées, solutions.

On va, à cette étape, intégrer la loi de parkinson qui  pose que tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté. Cette loi implique que tu mettes une date proche et raisonnable pour atteindre ton objectif.

Si je me donne une semaine pour rédiger cet article je vais attendre vendredi pour le faire, par contre si je me restreint à une journée je vais le finir aujourd’hui, à savoir lundi. J’aurai ainsi gagné 4 jours pour avancer sur autre chose.

Une chose à la fois

chiffre-unDes expériences scientifiques menées sur deux groupes de personnes, le premier fait plusieurs tâches à la fois et le deuxième une tâche à la fois ont montré que le deuxième groupe a été plus productif. La conclusion a été que le cerveau est mono-tâche. A partir de ça, lorsque tu commences une action n’entame pas une autre, attends de terminer la première. C’est une illusion de croire qu’en commençant une autre tâche on gagne du temps car notre cerveau se disperse et on oublie où on en était dans la première et çà lui demande du temps pour s’y remettre. Combien de fois en appelant un service je pense à autre chose, je loupe la bonne touche et je recommence l’appel car je n’étais pas à 100% dedans.

Ceci est valable pour les repas, il arrive qu’on soit sur le téléphone où devant la tête et là nous faisons deux choses à la fois et ce qui se passe c’est qu’on n’apprécie même pas ce que l’on mange, on mange vite et souvent plus qu’il ne faut. Manger en pleine conscience peut vous faire perdre du poids, faire apprécier le goût des aliments…

De nos temps, on veut faire toujours plus en moins de temps et finalement on passe à côté des choses simples qui nous nourrissent. Il est temps de déconstruire les mauvaises habitudes et ralentir le rythme pour notre plus grand bien.

Terminer une tâche

terminer-tacheLorsque que l’on commence une tâche c’est très important d’aller jusqu’au bout parce qu’on gagne en productivité. En effet, entamer une action demande un temps de préparation non négligeable. Je prends l’exemple de cet article, pour le faire j’ai dû :

  • Allumer l’ordinateur.
  • Lancer toutes applications nécessaires.
  • Réfléchir au contenu.
  • Faire des recherches sur internet.
  • Le relire et le corriger.
  • Trouver des photos d’illustration.
  • Rédiger la description pour les moteurs de recherche.
  • Le mettre sur le blog.
  • Fermer toutes les applications.
  • Eteindre l’ordinateur.

Si je ne vais pas jusqu’au bout et que je dois le continuer demain, je vais devoir refaire toutes les étapes listées ci-dessus et le temps va être multiplier par deux. Sans parler du fait que vais avoir une petite voix qui va me répéter plusieurs fois par jour que j’ai un article à finir.

La règle des 2 minutes

Regle-deux-minutesCette règle très simple va vous faire gagner beaucoup de temps. Elle consiste à dire que lorsqu’une tâche prend moins de 2 minutes fais la de suite. Classer une facture au bon endroit au lieu qu’elle traîne un peu partout dans la maison est très efficace pour les simples raisons que tu auras une maison bien rangée et si tu en as besoin ultérieurement tu la retrouveras très rapidement. Gain de temps assuré !

Les bénéfices de faire la tâche immédiatement sont :

  • Diminuer le nombre de choses à faire.
  • Sentiment d’efficacité lorsque tu accomplis tes obligations.
  • Ne pas te sentir envahi par la montagne d’actions en stock. C’est décourageant lorsqu’on a trop de choses à faire, on ne sait pas par quoi commencer.
  • Sentiment de bien être. Si par exemple, tu prends 2 minutes à ranger tes vêtements, ta cuisine, ton bureau après utilisation, tu seras bien contente d’avoir une maison rangée et ça c’est important pour le moral.

Planifier la veille

PlanifierPrends l’habitude de planifier ta journée du lendemain la veille. Pose toi trois minutes le soir pour décider quelles sont les actions à accomplir le lendemain. Une action dont tu seras fière en fin de journée, à faire en priorité, ensuite les autres actions.

L’action prioritaire doit être en rapport avec ton objectif que tu as défini et qui te tient à cœur. Elle est à faire en premier avant toutes choses. Cette action va te faire avancer par petit pas vers ce qui est important pour toi. Si tu agis un peu tous les jours je te laisse imaginer le résultat au bout d’un an. Tu n’auras pas d’autres possibilités que de réussir.

Ne te laisse pas happer par le actions plus faciles qui vont te dévier de ton objectif. Avale le crapaud tout ce viendra après sera du gâteau. Ne réfléchis pas trop, fonce la tête baissée, des fois on se fait des histoires comme quoi c’est compliqué mais une fois c’est fait tu te diras : finalement ce n’était pas si dur que çà !!

J’aime bien utiliser la métaphore suivante pour expliquer ce processus. Une journée non planifiée ressemble à une soirée où on n’a rien organisé, tu arrives le soir tu as la moitié des choses qui manque, pas d’animation tu fais parler quelqu’un au micro pour combler le vide, tu n’a pas de programme… enfin c’est le KO total. Ta journée non planifiée va être aussi un KO car tu vas être bien occupée, c’est sûr, mais tu n’avances pas vers ce qui est important pour toi et tu perds ainsi beaucoup de temps et d’énergie inutilement.

J’espère que ces clefs t’aideront à mieux t’organiser, dis moi en commentaire ce que tu vas appliquer en premier.

Photo by Alvaro Reyes, Jordan Ladikos, Photos by Lanty,Matt BotsfordNeONBRAND, STIL on Unsplash

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Cet article a 6 commentaires

  1. Super article! Tes conseils sont clairs et on sent l’expérimentation.
    Moi qui ai tendance à me disperser facilement, je vais essayer de me concentrer sur une tâche à la fois.
    Merci pour cet article

  2. Bonjour Nadia,
    Bravo pour cette initiative. Moi même je me bas avec cette action !
    Je ne cesse de me faire rappeler de ne pas me disperser.
    çà demande du temps de casser une ancienne habitude mais une fois que la nouvelle habitude est installée c’est gagné.
    Bon courage

  3. Tres interessant. Merci pour cet article

    1. tout le plaisir est pour moi

  4. Bonjour Latifa,

    Au lycée, j’avais un professeur de français qui nous répétait régulièrement une citation attribuée à Maximilien de Robespierre, personnage controversé de la révolution française : “Celui qui ne sait où il va se retrouve ailleurs”. On pourrait ajouter cette citation de Sénèque (philosophe de l’école stoïcienne) dans ses “Lettres à Lucilius” (LXXI) : “Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va”. Comme tu le dis, la définition des objectifs est la première étape de la réussite. Lorsqu’on ne sait pas ce qu’on veut, on ne peut l’obtenir. Cela semble évident mais il est bon de le rappeler… notamment parce qu’il n’est pas toujours simple de se fixer des objectifs atteignables et mesurables !

    Une chose à la fois… c’est si simple mais si difficile parfois ! Dans un monde où nous sommes constamment sollicités de toutes parts, se concentrer sur une tâche à la fois est devenu un défi. C’est pourtant là que réside le secret de l’efficacité : l’attention. J’ai prévu de lire un livre à ce sujet : “Deep Work – Retrouver la concentration dans un monde de distractions” de Cal Newport (https://www.amazon.fr/Deep-work-retrouver-concentration-distractions/dp/B06XXVRZJC). Je t’en dirai plus quand je l’aurai lu, il a l’air très intéressant et orienté “pratique”.

    Je suis d’accord avec toi, organiser sa journée la veille est très efficace. J’ai un agenda type scolaire dans lequel je marque le soir toutes les actions indispensables que je devrai accomplir le lendemain. Je surligne les trois plus importantes, et les numérote de 1 à 3 selon leur priorité. Depuis que j’utilise ce système, je perds beaucoup moins de temps à tergiverser quant à la tâche suivante à mener. Je réfléchis en ce moment à un moyen visuel d’organiser toutes les tâches à effectuer dans le cadre de mon entreprise, il y en a tellement et de natures différentes (administratives, communication, techniques…) et je ressens le besoin de les voir toutes d’un coup d’oeil afin de pouvoir mettre en place une stratégie pour le succès.

    Après lecture de cet article, je vais essayer de définir plus précisément mes objectifs et de les segmenter en sous-objectifs en faisant apparaître les tâches concrètes à accomplir. Cela me permettra de gagner en efficacité.

    Merci pour ton article,
    À bientôt,
    Camille

    1. J’aime bien les citations mentionnées. Et je serai très intéressée par le livre dont tu parles, je suis toujours entrain de chercher le petit plus qui me fera progresser.
      Pour les tâches à faire c’est ok de les avoir en vrac en un même endroit c’est même très conseillé. C’est à toi d’en choisir 3 qui feront avancées ton entreprise (au moins 1 par jour) le reste peut être perso ou autre.
      N’hésite pas à découper tes tâches en plus petite unité et avancer un peu tous les jours. L’essentiel c’est d’avancer un peu de façon continue et tu verras tout ce qui sera fait en 6 mois ou un an.
      Enfin tout cela demande de l’entraînement plus tu pratiqueras plus ça deviendra une habitude qui te fera gagner en efficacité et productivité

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